Obsługa i planowanie szkoleń

Budowanie relacji z uczestnikami
Kwiecień 11, 2017
Zabezpieczenia przed włamaniami
Kwiecień 11, 2017

Oprogramowanie bs4 to system CRM dopasowany do kompleksowego zarządzania firmą organizującą szkolenia, konferencje lub działającą w branży edukacyjnej. Doświadczenie zdobyte podczas dotychczasowych wdrożeń, pozwoliło nam na zgromadzenie wielu użytecznych funkcji systemu zaprojektowanych dla firm z tych branż.

obsługa i planowanie szkoleń bs4 Obsługa i planowanie szkoleń

 

Kartoteka szkolenia


Obsługa i planowanie szkoleń odbywa się za pośrednictwem rozbudowanej karta szkolenia w programie CRM, która składa się z konfigurowalnych pól i umożliwia wprowadzanie zróżnicowanych informacji o danym szkoleniu lub konferencji.

Podstawowe, najczęściej stosowane pola w kartotece szkolenia to:

  • nazwa szkolenia,
  • termin i miejsce,
  • trenerzy prowadzący szkolenie,
  • materiały merytoryczne w postaci plików dla uczestników,
  • materiały reklamowe.

 

Każda organizowane szkolenie lub konferencja może znajdować się w określonej fazie organizacyjnej np.:

  • analiza zapotrzebowania,
  • do zatwierdzenia,
  • w organizacji,
  • pozyskiwanie,
  • rozliczanie,
  • zakończone,
  • anulowane.

Zależnie od etapu, różni użytkownicy mogą widzieć dane szkolenie na swojej stronie startowej i posiadać różne uprawnienia do edycji lub podglądu poszczególnych informacji związanych ze szkoleniem.

Kalendarz planowanych szkoleń (konferencji)


Jeżeli firma organizuje wiele szkoleń, do dyspozycji ma kalendarz, który wyświetla wszystkie organizowane przedsięwzięcia w poszczególnych dniach miesiąca. Po kliknięciu nazwy szkolenia można przejść bezpośrednio do karty danego szkolenia.

Zarządzanie informacjami o szkoleniach powtarzalnych


Jeżeli firma organizuje wiele powtarzalnych szkoleń lub innych przedsięwzięć, o tej samej tematyce i treści, system bs4 umożliwia zdefiniowanie im odrębnych kartotek, w których wprowadzane są stałe treści związane z przedmiotem szkolenia jak np. pliki z materiałami merytorycznymi czy materiały reklamowe. Otwierając w programie nową edycję danego szkolenia bądź wydarzenia, wystarczy wskazać odwołanie do odpowiedniego produktu, bez konieczności wprowadzania po raz kolejny tych samych treści.

Kalkulacja kosztów imprezy i rentowności


Program pozwala skonfigurować w karcie szkolenia uproszczony formularz budżetowania przedsięwzięcia.

W budżecie można zdefiniować rodzaje planowanych i faktycznie poniesionych kosztów np.:

  • wynagrodzenia trenerów,
  • delegacje i noclegi,
  • wynajem sal i wyżywienie,
  • reklama w mediach,
  • telemarketing,
  • różne koszty.

Program sumuje koszty planowane a później rzeczywiste, w miarę jak użytkownicy uzupełniają poszczególne pozycje. Jako przychody planowane mnoży on cenę szkolenia dla 1 osoby razy planowaną ilość uczestników, a jako przychody rzeczywiste sumuje faktury powiązane z danym szkoleniem.

Rejestracja działań, planowanie zadań


Każdy telefon, wysłany e-mail lub wydrukowane pismo wykonane w ramach organizacji szkolenia można zarejestrować w programie bs4, a później przeglądać w historii zdarzeń związanych ze szkoleniem.

Istnieje możliwość zlecania sobie lub współpracownikom zadań powiązanych z danymi szkoleniami. Zadania te będą widoczne w kalendarzach poszczególnych pracowników firmy. Później będzie można przeglądać je wraz z ich statusem w karcie szkolenia (np. co nadal pozostaje do wykonania i przez kogo). Jeżeli jakieś zadanie jest opóźnione w realizacji, program może przypominać o tym komunikatem wykonawcy i osobie, która je zleciła.

Zarządzanie kontaktami z kooperantami


Niezależnie z kim firma współpracuje przy organizacji szkoleń: trenerami, prelegentami, sponsorami, firmami cateringowymi, hotelami i in. – w programie bs4 można gromadzić dane tych podmiotów, historię kontaktów z nimi, a także zlecać (sobie lub współpracownikom) powiązane z nimi zadania do wykonania.

Dodaj komentarz