Zarządzanie rozbudowaną bazą Klientów i gromadzenie informacji w historii kontaktu
Moduł podstawowy programu bs4 CRM posiada wszystkie najważniejsze funkcje oprogramowania CRM. Umożliwił on stworzenie zróżnicowanych typów kartotek dla współpracujących podmiotów wraz z gromadzeniem historii kontaktu oraz przypisywaniem odpowiednich osób. WOKiSS sam nie pozyskuje aktywnie Partnerów i w dużej części współpracuje z ich stałą grupą, dlatego budowanie historii relacji było tym bardziej istotne. Inne z głównych funkcji modułu wykorzystywane przez Stowarzyszenie, to m.in. planowanie pracy oraz powiązywanie ze sobą różnych obiektów systemu, np. wiadomości e-mail z transakcją, osobą oraz zleceniem. Dzięki modułowi bs4 CRM, pracownicy WOKiSS mogą zawsze sprawdzić, jakie osoby brały ostatnio udział w poszczególnych szkoleniach, jak często dany podmiot kieruje na nie swoich pracowników, oraz np. czy dotarła do niego wiadomość dotycząca ostatnich kursów.
Zewnętrzna platforma wymiany informacji – e-WOKiSS
W pierwszej kolejności dla WOKiSS przygotowany został system zarządzania informacją wewnętrzną, współpracujący z wewnętrznym programem księgowym oraz synchronizacje baz danych. Gdy procesy wewnętrzne zostały zaimplementowane i przełożone na określone procedury, kolejnym etapem było otwarcie się na Partnerów zewnętrznych. W tym celu zaprojektowana została dedykowana platforma ekstranet, umożliwiająca wymianę informacji z przedstawicielami poszczególnych gmin (pełniących rolę jej Administratorów). Administrator za pomocą e-WOKiSS może wprowadzać i aktualizować dane osób należących do jego placówki, a także zarządzać ich zapisami na szkolenia. Dane te są automatycznie importowane do systemu CRM. Dzięki e-WOKiSS informacje o poszczególnych osobach są zawsze aktualne (Administrator jest zobligowany do ich zmiany np. w sytuacjach rotacji pracowników lub ich awansu). Wyeliminowano także ryzyko popełnienia błędów w nazwisku danej osoby np. podczas przepisywania go z listy uczestników.
Platforma umożliwia dwie formy zapisów: Użytkownicy mogą zostać zarejestrowani przez Administratora lub sami zgłosić swój udział w szkoleniu. Każdy uczestnik otrzymuje automatyczne powiadomienia e-mail m.in. potwierdzające udział lub rezygnację ze szkolenia, a także uzyskuje dostęp do ważnych plików np. swojego certyfikatu. Administrator może natomiast w łatwy sposób sprawdzić, którzy pracownicy, kiedy i w jakich kursach uczestniczą. Oprócz wymiany informacji dotyczących szkoleń, e-WOKiSS posiada także dodatkowe funkcje, umożliwiające m.in. dostęp do ważnych ogłoszeń, ekspertyz, informacji o dotacjach oraz porad prawnych.
Mailingi i szablony wiadomości
Program bs4 ultra posiada wbudowany moduł Webmail umożliwiający odbiór i wysyłkę poczty e-mail bezpośrednio z systemu CRM. Jego zaletą jest możliwość powiązania wiadomości z konkretnymi osobami oraz zleceniami (szkoleniami). W przypadku wysyłki zarówno pojedynczej wiadomości, jak i masowego mailingu, dla każdej osoby, do której wysłano wiadomość, rejestrowane jest odpowiednie zdarzenie w kartotece podmiotu. Dzięki temu pracownik WOKiSS może w dowolnym momencie sprawdzić, czy dana osoba otrzymała informacje na temat szkolenia oraz łatwo zweryfikować informacje od osoby, twierdzącej, że nie otrzymała jeszcze zaproszenia. Dodatkowo system wyposażony jest w rozbudowany edytor szablonów m.in. wiadomości e-mail oraz pism, co pozwala ujednolicić całą prowadzoną korespondencję a także usprawnia proces tworzenia nowych wysyłek. Szablony w WOKiSS zostały zastosowane nie tylko do wysyłki wiadomości e-mail, ale umożliwiły także m.in. sprawne generowanie nowych umów.
Uporządkowanie procesu organizacji szkoleń
Firma bs4 zaproponowała zarządzanie organizacją szkoleń w oparciu o moduł Zlecenia. Dla poszczególnych segmentów działalności firmy skonfigurowano różne rodzaje Zleceń, składających się z odrębnych faz. Jeden z głównych procesów – realizacja zlecenia szkoleniowego w WOKiSS został zaprojektowany następująco:
Pracownik firmy otwiera nowe zlecenie i uzupełnia jego szczegóły, m.in.: termin, powiązaną osobę prowadząca oraz miejsce (wybierane z bazy stałych lokalizacji). Następnie do grupy podmiotów (wyodrębnionej na podstawie określonych kryteriów np. wg położenia punktów szkoleniowych i lokalizacji gminy) wysyłany jest dedykowany mailing informujący o szkoleniu. Osoby zgłoszone do udziału zostają powiązane z danym zleceniem. Powiązana jest z nim także lista osób zaproszonych do udziału. Kolejno następuje faza realizacji zlecenia, czyli przeprowadzenie kursu. Po zakończeniu szkolenia system umożliwia dokonanie rozliczeń (pojedynczo lub zbiorczo – dla wielu uczestników lub w przypadku uczestnictwa jednej osoby w kilku szkoleniach). Generowane są również certyfikaty udziału, które można pobrać w dowolnej chwili z platformy e-WOKiSS. W zależności od rodzaju szkolenia nie zawsze musi być ono widoczne w e-WOKiSS. Firma może ograniczać widoczność poszczególnych zleceń np. szkoleń zamkniętych, tylko dla poszczególnych podmiotów lub zastrzec, że dane szkolenie w ogóle nie pojawi się w platformie.
Obsługa zróżnicowanych rozliczeń
Podobnie, jak w wielu firmach szkoleniowych rozliczenia uczestników w WOKiSS często bywają skomplikowane. Przykładowo kilka osób z jednej firmy bierze udział jednocześnie w kilku różnych szkoleniach i chciałoby otrzymać jedną przejrzysta fakturę, na której widoczne będzie, kto, w jakim terminie i szkoleniu brał udział oraz jaki był koszt poszczególnych pozycji. Program bs4 ultra pozwala na automatyczne wykonywanie takich rozliczeń. Po zakończeniu każdego szkolenia system zbiera informacje o uczestnikach z różnych szkoleń przyporządkowanych do jednego kontrahenta. Na tej podstawie tworzy zbiorcze rozliczenie, umożliwiając sprawne wystawienie faktury. Każdy z wystawionych dokumentów zawiera niezbędne szczegóły (listę osób wraz z informacją na temat odbytych poszczególnych szkoleń). Fakturowanie odbywa się w ścisłej współpracy z programem księgowym.