DMS – obieg dokumentów i spraw w firmie

Zarządzanie zakupami u dostawców
Maj 17, 2017
E-mailing masowy i korespondencja seryjna
Maj 17, 2017

DMS - wsparcie dla obiegu dokumentów i spraw w firmie

  • Moduł usprawnia obieg wszystkich pism funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
  • Pozwala tworzyć jasne procesy obiegu każdego rodzaju dokumentów.
  • W programie można stworzyć zindywidualizowany przepływ informacji, wedle wytycznych, ustalonych odgórnie (np. bez wypełnienia wszystkich niezbędnych pól, dokument nie przejdzie do kolejnej fazy).
  • E-dokumenty można powiązać z kontrahentami z bazy CRM, otwartymi tematami sprzedażowymi czy zleceniami, co pozwala na uporządkowanie dotychczas funkcjonującej dokumentacji papierowej i ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
  • Zaawansowane mechanizmy systemu mogą np. blokować zamknięcie kontraktu lub zlecenia jeśli brakuje dla niego określonych e-dokumentów.
  • System może również zliczać koszty kontraktu z powiązanych e-dokumentów.
 

Moduł bs4 DMS służy do elektronicznego zarządzania obiegiem spraw/dokumentów pojawiających się w firmie. Jego głównym celem jest zarządzanie dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi w celu ich opisywania, zatwierdzania oraz powiązywania z elementami systemu. Usprawnia on organizację i proces obiegu dokumentów w firmie oraz ułatwia ich wyszukiwanie.

 

E-dokumenty

 

E-DOKUMENT to elektroniczna wersja dokumentu wprowadzona do programu bs4 ultra.

  • Można zdefiniować wiele typów e-dokumentów.
  • Dla każdego typu dokumentów można skonfigurować różne etapy oraz pola do wypełnienia.
  • Różni użytkownicy mogą mieć dostęp do widoku lub edycji tylko poszczególnych faz danego dokumentu.
  • Po przejściu całego obiegu dokument przechodzi w tryb podglądu i nie ma możliwości jego dalszej edycji.
  • Można wyznaczać różne osoby odpowiedzialne za akceptację poszczególnych dokumentów.
  • Użytkownicy mogą ustawiać na swojej stronie zestawienia pisma np. wg etapu, co umożliwia np. monitorowanie ile faktur obecnie znajduje się na danym etapie procesu.
 
2014_05_08_15_06_55_59
 

Rejestrowane e-dokumenty zawierają przede wszystkim:

  • skan dokumentu papierowego,
  • kwoty,
  • terminy płatności,
  • powiązanie produktu,
  • powiązanie z kontrahentem z bazy CRM, itp.

Użytkownicy mogą:

  • kwalifikować zawartość dokumentu (np. rodzaj kosztów, kojarzyć z poszczególnymi kontrahentami, transakcjami),
  • akceptować lub odrzucać jego zawartość.
 

Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!

Przykładowy obieg e-dokumentów

1etapy
 

UWAGA! Jeśli nie wprowadzimy wszystkich informacji, które administrator zdefiniował jako wymagane, pojawi się komunikat o błędzie. Etap e-dokumentu nie zmieni się, dopóki informacje nie zostaną uzupełnione. W ten sposób program sam podpowiada użytkownikowi kolejne kroki i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu podczas wypełniania dokumentu.

 

Powiązane filmy

 
 

Dodatkowe informacje i kontakt

Przetestuj nasz system!

Wypełnij formularz aby zyskać dostęp do demo

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).


* - zgody wymagane

Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.

Dodaj komentarz