Zarządzanie zakupami u dostawców

Obsługa procesów posprzedażowych
Maj 17, 2017
DMS – obieg dokumentów i spraw w firmie
Maj 17, 2017

Zarządzanie zakupami u dostawców

  • Dostawy (zamówienia do dostawców) otwierane są w powiązaniu do wybranych pozycji transakcji (zamówień od klientów). Pozwala to dokładnie ustalić, które zamówienie od dostawcy umożliwi realizację konkretnego zamówienia od klienta (a także ile towaru zamawiane jest na zapas).
  • Program pozwala zarządzać cenami zakupów u poszczególnych dostawców – ceny są automatycznie podstawiane do zamówień.
  • Ilości produktów, które są wprowadzane w poszczególnych otwartych dostawach, mogą zwiększać stan „magazynów wirtualnych” w programie. Jeżeli np. dostawa jest „w drodze”, handlowiec może może od razu widzieć wielkość tej sprzedaży w magazynie nazwanym: „dostępne w sprzedaży”.
  • Moduł Dostawy oferuje znaczące korzyści firmom, realizującym duże dostawy, długo trwające lub w których konieczne jest wiele uzgodnień i negocjacji związanych z zakupami.
 

System CRM bs4 ultra pozwala na planowanie i zarządzanie realizacją zamówień u dostawców. Jest to użyteczna funkcjonalność przede wszystkim dla: działu zakupów, logistyki i działu handlowego.

 

Dzięki modułowi Dostawy do systemu można wprowadzać m.in.:

 
  • informacje u jakiego kontrahenta oraz jakie produkty i usługi planujemy zamówić,
  • jakie są uzgodnione parametry dostawy (termin realizacji, sposób i koszty transportu, sposób płatności),
  • jakie jest aktualny status/faza dostawy.
 

Proces zakupowy

 
  • Program bs4 umożliwia zdefiniowanie wielu różnych procesów zakupowych, każdy z nich może się różnić etapami oraz informacjami wprowadzanymi na temat dostawy (polami).
  • Program może wymagać, aby przy przejściu do kolejnego etapu wymagane były określone informacje do wprowadzenia.
  • System egzekwuje, aby zależnie od etapu określone osoby/działy w firmie pracowały nad dostawą. Natomiast inne mogą mieć dostęp do informacji o dostawie w trybie podglądu.
  • Handlowcy obsługujący klientów mogą widzieć status i terminy dla danych dostaw, co pozwala na udzielanie klientom rzeczowej informacji o przewidywanej dostępności towarów.
 

Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!

Przykładowy proces dostawy

Etap

Opis

Przygotować zapytanie

Na tym etapie pracownik działu zakupów wprowadza produkty do zakupu i ich ilości.

Wysłano zapytanie

Z poziomu formularza dostawy wysłane zostaje zapytanie e-mailowe/pisemne do dostawcy o ceny i termin dostawy. Program automatycznie umieszcza w szablonie zapytania wprowadzone produkty. Pracownik działu zakupów oczekuje na odpowiedź dostawcy.

Otrzymano ofertę – negocjacje

Po otrzymaniu wyceny podejmowana jest decyzja co do zakupu. Można też oczekiwać na decyzję klienta (faza w transakcji sprzedażowej powiązanej z dostawą). Do tego momentu na te same produkty mogło być utworzonych kilka dostaw u różnych dostawców (opcja hurtowego otwierania dostaw). Po podjęciu decyzji, jedna z dostaw przejdzie do kolejnego etapu, natomiast dla pozostałych dostawców dostawy zostaną anulowane.

Wysłano zamówienie

Wysłano zamówienie do dostawcy, czekamy aż potwierdzi, czy zostanie ono zrealizowane.

Zamówienie potwierdzone – realizacja

Dostawca potwierdził. Oczekiwanie na realizację.

Zakończone

Towar został dostarczony. Proces zostaje zakończony.

Anulowane

Z jakiegoś powodu dostawa ma zostać anulowana (np. nie zdecydowaliśmy się na zamówienie lub dostawca się wycofał).

 

W niektórych przypadkach proces może zaczynać się już od etapu wysłano zamówienie (jeżeli znane są stałe ceny i warunki u dostawcy).

 

Pozycje zamówień

 

Program bs4 ultra posiada unikalną funkcjonalność konfigurowania każdej pozycji zamówienia do dostawcy – w specjalnej kartotece. Po kliknięciu na pozycję produktową otwiera się kartoteka, w której należy dokonać szeregu wyborów opcji produktu.

Można określić np.:

  • rozmiar,
  • kolor,
  • parametry techniczne,
  • opis dodatkowy.

UWAGA! Opisywanie pozycji zamówień jest bardzo przydatne przy zamawianiu produktów indywidualnie parametryzowanych. Cechy danych pozycji mogą być automatycznie skopiowane z zamówienia (z pozycji transakcji). Wybrane cechy przepisują się do pisemnego/e-mailowego zamówienia.

 

Dodatkowe informacje i kontakt

Przetestuj nasz system!

Wypełnij formularz aby zyskać dostęp do demo

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).


* - zgody wymagane

Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.

Dodaj komentarz