Stanowisko: Specjalista ds. wdrożeń oprogramowania
Listopad 30, 2017
15 urodziny bs4 business solutions!
Grudzień 1, 2017

Integracja z centralą telefoniczną VoIP w chmurze. Wygodnie nawiązywanie połączeń jednym kliknięciem. Automatyczne wyświetlanie danych z CRM o dzwoniącym kliencie. Kolejnym kliknięciem przejdziesz do kartoteki klienta gdzie w trakcie rozmowy dokonasz potrzebnych zmian, dodasz notatkę z rozmowy, czy przejdziesz do złożenia zamówienia.

bs4 CTI – Integracja z centralą telefoniczną VoIP w chmurze

Z modułem bs4-CTI wygodnie i efektywnie skorzystasz z możliwości nowoczesnej centrali telefonicznej VoIP w chmurze. Poniżej wymieniamy kilka najbardziej odczuwalnych korzyści dla firmy.

  • Nawiążesz połączenie telefoniczne jednym kliknięciem – wystarczy kliknąć na numer telefonu klienta zapisany w systemie CRM.
  • Będziesz lepiej przygotowany do rozmowy, nawet jeśli to klient nawiązuje połączenie - informacje o kontrahencie który dzwoni, są natychmiast automatycznie wyświetlane na ekranie Twojego komputera.
  • W trakcie połączenia szybko przejdziesz do kartoteki klienta w systemie CRM. Zyskujesz pod ręką dostęp do pełnej informacji i przyśpieszasz wprowadzenie danych związanych z rozmową, np. zamówienie czy zgłoszenie.
  • Szybciej wprowadzisz również notatkę z rozmowy telefonicznej, w efekcie łatwiej gromadzimy użyteczne informacje o kliencie.

Jak to działa w praktyce?

 

Z punktu widzenia użytkownika zarówno realizacja połączeń do klientów jak i ich odbieranie są bardzo proste. Z kolei na poniższych diagramach przedstawiamy bardziej skomplikowany wymiar tego procesu – co techniczne dzieje się w trakcie nawiązywania i odbierania połączeń.

 

1. Realizowanie połączeń do klientów


 
  1. Pracując w programie CRM bs4 Ultra kliknij na link z numerem telefonu klienta. System jednocześnie zleci centrali telefonicznej nawiązanie połączenia oraz otworzy okno do wprowadzenia notatki z rozmowy.
  2. Serwer bs4 Ultra skomunikuje się z centralą telefoniczną. Dajemy klientom wybór czy chcą korzystać z serwera w chmurze czy siedzibie firmy.
  3. Centrala telefoniczna zestawi połączenie. Twój telefon „dzwoni” aby zasygnalizować kiedy powinieneś podnieść słuchawkę i czekać aż klient odbierze. Oznacza to, że NIE dzwonisz od razu z podniesioną słuchawką, a dopiero kiedy połączenie zostanie nawiązane i pojawi się sygnał, odbierasz dzwoniący telefon i czekasz aż klient odbierze połączenie.
  4. Rozmowę zakończysz tradycyjne przez odłożenie słuchawki.

Taki tryb wykonywania połączeń różni się od sposobu do jakiego jesteśmy przyzwyczajeni, dlatego warto zobrazować to na schemacie:

 
 

2. Odbieranie rozmów telefonicznych z użyciem bs4 CTI


 
  1. Centrala telefoniczna otrzymuje informację, że klient dzwoni na Twój numer telefonu.
  2. Twój telefon dzwoni – możesz podnieść słuchawkę w dowolnej chwili. O rozmowie przychodzącej dowiaduje się przez internet aplikacja bs4 CTI na Twoim komputerze.
  3. Aplikacja bs4 CTI pyta serwer bs4 Ultra co wie o numerze telefonu klienta.
  4. Serwer bs4 Ultra wysyła podstawowe dane o kliencie, które są wyświetlane w postaci kolorowego dymku na ekranie Twojego komputera. Informacje, które są wyświetlane oraz kolor konfiguruje wdrożeniowiec systemu. Klikając na dymek otworzysz okno programu bs4 Ultra, w którym możesz wprowadzić notatki z rozmowy telefonicznej. Z tego poziomu przejdziesz również do wprowadzania danych nowego klienta, jeśli dzwoniącego nie ma jeszcze w systemie.
 

Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!

Wymagania do wdrożenia funkcjonalności

 

Aby wdrożenie modułu bs4 CTI było możliwe Twoja firma musi:

  • mieć wdrożony system bs4 Ultra,
  • zakupić licencję na moduł bs4 CTI ze wskazaniem maksymalnej ilości użytkowników, którzy mają z niego korzystać (nie muszą to być wszyscy użytkownicy systemu głównego),
  • zamówić i wdrożyć usługę centrali telefonicznej VoIP w chmurze od producenta, którego centrale są kompatybilne z bs4 CTI (aktualną listę posiada nasz dział sprzedaży),
  • na komputerze każdego użytkownika, który ma korzystać z funkcjonalności, instalujemy nieduży program dla Windows’a (nie wspieramy w tym zakresie Linux’a). Program wyłapuje przychodzące rozmowy telefoniczne i wyświetla informacje o klientach, którzy do nas dzwonią,
  • z każdym komputerem pracownika, który ma program bs4 Ultra i moduł bs4 CTI, musi być skojarzony aparat telefoniczny VoIP (lub softphone), z którego może korzystać.
 

Co to jest VoIP?

 

Voice Over IP to technologia pakietowego przesyłania dźwięków (w tym rozmów telefonicznych) przez Internet. Jest stosowana od wielu lat. Doprowadziła do obniżenia kosztów rozmów telefonicznych.

Coraz popularniejsze stają się rozmowy telefoniczne, odbywające się przez przewód sieciowy już od samego aparatu telefonicznego w firmie (w postaci pakietów internetowych), które wychodzą z firmy przez internet. W ten sposób rezygnujemy z tradycyjnego telefonu i prowadzenia sieci telefonicznej wewnątrz firmy, a telefony VoIP podłączamy do dowolnego gniazdka sieciowego.

Zamiast kupowania telefonów VoIP można używać tzw. softphonów – programów komputerowych instalowanych na Windows. Umożliwiają podłączenie do komputera słuchawek z mikrofonem i rozmowę „przez komputer”.

 

Co to jest centrala telefoniczna VoIP w chmurze?

 

Centrala telefoniczna VoIP w chmurze to serwer komputerowy ustawiony w centrum danych, do którego dostęp jest przez Internet. Zastępuje tradycyjną centralę telefoniczną PBX, która stała dotychczas u nas w firmie.

Rozmowy telefoniczne z telefonów VoIP pakietowo przesyłane są najpierw przez firmową sieć komputerową a dalej przez Internet do centrali „w chmurze” w centrum danych.
W celu korzystania z takiej centrali nie trzeba jej kupować, wystarczy zamówić usługę abonamentową w firmie, której rozwiązania są kompatybilne z bs4 CTI. Pełna konfiguracja takiej centrali odbywa się online przez przeglądarkę internetową.

Takie rozwiązanie jest wygodne i oszczędne, ponieważ nie wymaga wizyty serwisanta w firmie, ani inwestycji w centralę. Oferuje także wiele konfigurowalnych usług dodatkowych (np. nagrywanie rozmów, czy menu głosowe IVR) i jest skalowalne – dowolnie można zwiększać i zmniejszać liczbę użytkowników. Co więcej zmiana siedziby firmy, nawet tymczasowa ze względu na remont biura, nie wpłynie na funkcjonowanie takiej telefonii w firmie. Ze względu na szereg udogodnień, w przyszłości prawdopodobnie tradycyjne centrale zostaną zastąpione przez takie rozwiązania.

 

Dodatkowe informacje i kontakt

Przetestuj nasz system!

Wypełnij formularz aby zyskać dostęp do demo

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).


* - zgody wymagane

Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.

Dodaj komentarz