Rejestracja zdarzeń i aktywności

Konferencja Systemy IT, które dają przewagę
Kwiecień 25, 2017
Konfigurowalne kartoteki kontrahentów
Maj 12, 2017

Rejestracja zdarzeń i aktywności

  • W programie konfiguruje się dowolne typy zdarzeń dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.
  • Każdy typ zdarzenia, może posiadać inny formularz do wypełnienia.
  • Program umożliwia generowanie raportów dla różnych typów zdarzeń.
  • Po rejestracji danego zdarzenia, system może wysyłać automatyczne powiadomienia do pracowników oraz kontrahentów.
  • Przy rejestracji zdarzeń można wprowadzać różne rozliczenia np. „kilometrówka”, „godziny pracy konsultanta”.
  • Ze zdarzeniami można powiązywać różne zadania.
 

Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu CRM, poza łatwym dostępem do aktualnych danych Klientów, jest możliwość zbierania informacji i budowania historii kontaktu. Dane gromadzone są za pomocą różnych typów zdarzeń (rejestrowanych automatycznie lub ręcznie przez użytkowników). Ze zdarzeniami można także powiązywać zadania, co umożliwia planowanie działań do wykonania w przyszłości.

W systemie bs4 historię kontaktów z Klientami tworzą Zdarzenia. W zakładce „Dane ogólne” kartoteki kontrahenta zawsze widoczne jest 5 najnowszych zdarzeń z nim powiązanych, natomiast w zakładce „Zdarzenia” znajduje się cała historia kontaktu, od początku wprowadzenia jego danych do systemu.

 
obraz_21
2015_04_07_14_59_49_238

Przykładowe zdarzenia

 
  • zadzwoniono do Klienta,
  • Klient zadzwonił,
  • odwiedzono Klienta,
  • Klient odwiedził firmę,
  • otrzymano maila
  • próba dodzwonienia się
  • wysłano fakturę.

UWAGA! Program bs4 umożliwia administratorowi skonfigurowanie dowolnej ilości własnych rodzajów zdarzeń, jak np. wypożyczono stand reklamowy, przeprowadzono szkolenie.

 

Podział zdarzeń na rodzaje umożliwia:

 
  • tworzenie statystyk dla poszczególnych działań – np. analizę ilości szkoleń przeprowadzonych dla Klienta w danym miesiącu,
  • zróżnicowanie formularzy – zależnie od rodzaju rejestrowanego zdarzenia, system może wymagać wprowadzenia innych informacji np. tylko notatki lub wypełnienia wielu pól szczegółowych,
  • zarejestrowanie danego rodzaju zdarzenia może wywoływać inne automatyczne działania (np. wysyłać powiadomienia do pracownika, samego kontrahenta, aktualizować inne dane w programie).
 

Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!

Charakterystyka zdarzeń

 
  • Istnieją zdarzenia automatycznie rejestrowane przez system, jak np. „otworzono kartotekę firmy”, „zmieniono dane firmy”.
  • Zdarzenia uproszczone zawierają tylko notatkę wprowadzaną przez użytkownika.​
  • Zdarzenia mogą być rejestrowane przez użytkownika w dodatkowym konfigurowalnym formularzu (Zdarzenie z formularza).
  • Zdarzenia rejestrowane po wydruku pisma lub wysłaniu e-maila posiadają różne nazwy zależnie od zastosowanego szablonu pisma.
  • Istnieje możliwość wprowadzania rozliczeń przy rejestracji zdarzenia np. „kilometrówka”, „godzina pracy helpdesku”. Dla każdego z nich można wprowadzać ilość i/lub cenę jednostkową.
 
2014_05_07_14_23_41_22

Edytor zdarzeń

 

Opcje dostępne w edytorze:

  • Definiowanie nazwy zdarzenia i dodatkowych pól je opisujących.
  • Powiązanie kontrahenta, osoby kontrahenta lub transakcji.
  • Zamieszczenie notatki do zdarzenia (notatka domyślna lub przepisana z zadania, które jest wykonywane).
  • Wprowadzenie edytowalnych/nieedytowalnych rozliczeń powiązanych ze zdarzeniem.
  • Automatyczne dodanie firmy do listy naklejek po rejestracji zdarzenia.
  • Opcja automatycznego numerowania rejestrowanych zdarzeń – numery mogą być resetowane miesięcznie, rocznie lub nigdy.
  • Opcja wyświetlania szczegółów zdarzenia po zarejestrowaniu.
  • Wybór koloru dla rodzaju zdarzenia i zadania w raportach.
  • Wpisywanie wstecznej daty rejestracji zdarzenia – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej dacie rejestracji w celach kontroli. (szczególnie przydatna na etapie wdrożenia systemu lub przy zdarzeniach rejestrowanych zawsze z opóźnieniem np. po powrocie z delegacji).
  • Wybór innej osoby, jako rejestrującej zdarzenie – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej osobie rejestrującej w celach kontroli (Sprawdza się w firmach, w których część pracowników nie może korzystać z systemu ale ich aktywności są w nim ewidencjonowane).

UWAGA! Edytor do rejestracji zdarzeń, może wyglądać inaczej dla każdego rodzaju.

 

Akcje automatyczne, wykonywane po rejestracji zdarzenia

 
  • Ich rejestracja może automatycznie aktualizować dane w kartotece powiązanego Klienta, produktu, transakcji lub zlecenia.
  • Możliwość automatycznego powiązywania rejestrowanego zdarzenia z osobą kontrahenta o odpowiednich uprawnieniach.
  • Dla wybranych typów zdarzeń (gdy włączona jest opcja wskazywania pliku), można wskazać profil plikowy, który ma być wykorzystywany przy jego wgrywaniu.
  • Zdefiniowanie i wybór profilu przyśpiesza każdorazowe wgrywanie pliku – system nie pyta się o nazwę, uprawnienia i docelową lokalizację tylko jednym kliknięciem wgrywa plik.
  • Opcja automatycznego wysłania e-maila, pisma lub smsa ze wskazanego szablonu.
 

Opcje powiadomień związanych ze zdarzeniami:

 
  • Powiadamianie komunikatem lub e-mailem pracownika o określonym nazwisku lub grupy pracowniczej (istnieje możliwość wskazania własnego, edytowalnego szablonu).
  • Powiadamianie opiekuna handlowego klienta, z którym zdarzenie jest powiązane.
  • Możliwość powiadamiania opiekuna zlecenia, z którym zdarzenie jest powiązane (moduł Zlecenia).
  • Powiadamianie pracownika/Klienta smsem.
 

Zarządzanie zadaniami

 

Zdarzenia mogą być powiązane z zadaniami. Zadania względem kontrahentów można zlecać samemu sobie lub współpracownikom.

Więcej na ten temat w artykule:

 

Dodatkowe informacje i kontakt

Przetestuj nasz system!

Wypełnij formularz aby zyskać dostęp do demo

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).

* - zgody wymagane

Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.

Komentarze są wyłączone.