Rejestracja zdarzeń i aktywności

Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu CRM, poza łatwym dostępem do aktualnych danych Klientów, jest możliwość zbierania informacji i budowania historii kontaktu. Dane gromadzone są za pomocą różnych typów zdarzeń (rejestrowanych automatycznie lub ręcznie przez użytkowników). Ze zdarzeniami można także powiązywać zadania, co umożliwia planowanie działań do wykonania w przyszłości.

W systemie bs4 historię kontaktów z Klientami tworzą Zdarzenia. W zakładce „Dane ogólne” kartoteki kontrahenta zawsze widoczne jest 5 najnowszych zdarzeń z nim powiązanych, natomiast w zakładce „Zdarzenia” znajduje się cała historia kontaktu, od początku wprowadzenia jego danych do systemu.

• zadzwoniono do Klienta,
• Klient zadzwonił,
• odwiedzono Klienta,
• Klient odwiedził firmę,
• otrzymano maila
• próba dodzwonienia się
• wysłano fakturę.

UWAGA! Program bs4 umożliwia administratorowi skonfigurowanie dowolnej ilości własnych rodzajów zdarzeń, jak np. wypożyczono stand reklamowy, przeprowadzono szkolenie.

• tworzenie statystyk dla poszczególnych działań – np. analizę ilości szkoleń przeprowadzonych dla Klienta w danym miesiącu,
• zróżnicowanie formularzy – zależnie od rodzaju rejestrowanego zdarzenia, system może wymagać wprowadzenia innych informacji np. tylko notatki lub wypełnienia wielu pól szczegółowych,
• zarejestrowanie danego rodzaju zdarzenia może wywoływać inne automatyczne działania (np. wysyłać powiadomienia do pracownika, samego kontrahenta, aktualizować inne dane w programie).

• Istnieją zdarzenia automatycznie rejestrowane przez system, jak np. „otworzono kartotekę firmy”, „zmieniono dane firmy”.
• Zdarzenia uproszczone zawierają tylko notatkę wprowadzaną przez użytkownika.​
• Zdarzenia mogą być rejestrowane przez użytkownika w dodatkowym konfigurowalnym formularzu (Zdarzenie z formularza).
• Zdarzenia rejestrowane po wydruku pisma lub wysłaniu e-maila posiadają różne nazwy zależnie od zastosowanego szablonu pisma.
• Istnieje możliwość wprowadzania rozliczeń przy rejestracji zdarzenia np. „kilometrówka”, „godzina pracy helpdesku”. Dla każdego z nich można wprowadzać ilość i/lub cenę jednostkową.

Opcje dostępne w edytorze:

• Definiowanie nazwy zdarzenia i dodatkowych pól je opisujących.
• Powiązanie kontrahenta, osoby kontrahenta lub transakcji.
• Zamieszczenie notatki do zdarzenia (notatka domyślna lub przepisana z zadania, które jest wykonywane).
• Wprowadzenie edytowalnych/nieedytowalnych rozliczeń powiązanych ze zdarzeniem.
• Automatyczne dodanie firmy do listy naklejek po rejestracji zdarzenia.
• Opcja automatycznego numerowania rejestrowanych zdarzeń – numery mogą być resetowane miesięcznie, rocznie lub nigdy.
• Opcja wyświetlania szczegółów zdarzenia po zarejestrowaniu.
• Wybór koloru dla rodzaju zdarzenia i zadania w raportach.
• Wpisywanie wstecznej daty rejestracji zdarzenia – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej dacie rejestracji w celach kontroli. (szczególnie przydatna na etapie wdrożenia systemu lub przy zdarzeniach rejestrowanych zawsze z opóźnieniem np. po powrocie z delegacji).
• Wybór innej osoby, jako rejestrującej zdarzenie – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej osobie rejestrującej w celach kontroli (Sprawdza się w firmach, w których część pracowników nie może korzystać z systemu ale ich aktywności są w nim ewidencjonowane).

UWAGA! Edytor do rejestracji zdarzeń, może wyglądać inaczej dla każdego rodzaju.

• Ich rejestracja może automatycznie aktualizować dane w kartotece powiązanego Klienta, produktu, transakcji lub zlecenia.
• Możliwość automatycznego powiązywania rejestrowanego zdarzenia z osobą kontrahenta o odpowiednich uprawnieniach.
• Dla wybranych typów zdarzeń (gdy włączona jest opcja wskazywania pliku), można wskazać profil plikowy, który ma być wykorzystywany przy jego wgrywaniu.
• Zdefiniowanie i wybór profilu przyśpiesza każdorazowe wgrywanie pliku – system nie pyta się o nazwę, uprawnienia i docelową lokalizację tylko jednym kliknięciem wgrywa plik.
• Opcja automatycznego wysłania e-maila, pisma lub smsa ze wskazanego szablonu.

• Powiadamianie komunikatem lub e-mailem pracownika o określonym nazwisku lub grupy pracowniczej (istnieje możliwość wskazania własnego, edytowalnego szablonu).
• Powiadamianie opiekuna handlowego klienta, z którym zdarzenie jest powiązane.
• Możliwość powiadamiania opiekuna zlecenia, z którym zdarzenie jest powiązane (moduł Zlecenia).
• Powiadamianie pracownika/Klienta smsem.

Zdarzenia mogą być powiązane z zadaniami. Zadania względem kontrahentów można zlecać samemu sobie lub współpracownikom.

Więcej na ten temat w artykule: