- bs4 – oprogramowanie CRM, które daje przewagę
Rejestracja zdarzeń i aktywności
Konferencja Systemy IT, które dają przewagę
Kwiecień 25, 2017Konfigurowalne kartoteki kontrahentów
Maj 12, 2017|
Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu CRM, poza łatwym dostępem do aktualnych danych Klientów, jest możliwość zbierania informacji i budowania historii kontaktu. Dane gromadzone są za pomocą różnych typów zdarzeń (rejestrowanych automatycznie lub ręcznie przez użytkowników). Ze zdarzeniami można także powiązywać zadania, co umożliwia planowanie działań do wykonania w przyszłości. |
|
Rejestracja zdarzeń i aktywności
W systemie bs4 historię kontaktów z Klientami tworzą Zdarzenia. W zakładce „Dane ogólne” kartoteki kontrahenta zawsze widoczne jest 5 najnowszych zdarzeń z nim powiązanych, natomiast w zakładce „Zdarzenia” znajduje się cała historia kontaktu, od początku wprowadzenia jego danych do systemu.
Przykładowe zdarzenia to:
- zadzwoniono do Klienta,
- Klient zadzwonił,
- odwiedzono Klienta,
- Klient odwiedził firmę.
 |
Program bs4 umożliwia administratorowi skonfigurowanie dowolnej ilości własnych rodzajów zdarzeń, jak np. wypożyczono stand reklamowy, przeprowadzono szkolenie. |
Podział zdarzeń na rodzaje umożliwia:
- tworzenie statystyk dla poszczególnych działań – np. analizę ilości szkoleń przeprowadzonych dla Klienta w danym miesiącu,
- zróżnicowanie formularzy – zależnie od rodzaju rejestrowanego zdarzenia, system może wymagać wprowadzenia innych informacji np. tylko notatki lub wypełnienia wielu pól szczegółowych,
- zarejestrowanie danego rodzaju zdarzenia może wywoływać inne automatyczne działania (np. wysyłać powiadomienia do pracownika, samego kontrahenta, aktualizować inne dane w programie).
Charakterystyka zdarzeń
- Istnieją zdarzenia automatycznie rejestrowane przez system, jak np. „otworzono kartotekę firmy”, „zmieniono dane firmy”.
- Zdarzenia uproszczone zawierają tylko notatkę wprowadzaną przez użytkownika.
- Zdarzenia mogą być rejestrowane przez użytkownika w dodatkowym konfigurowalnym formularzu (Zdarzenie z formularza).
- Zdarzenia rejestrowane po wydruku pisma lub wysłaniu e-maila posiadają różne nazwy zależnie od zastosowanego szablonu pisma.
- Istnieje możliwość wprowadzania rozliczeń przy rejestracji zdarzenia np. „kilometrówka”, „godzina pracy helpdesku”. Dla każdego z nich można wprowadzać ilość i/lub cenę jednostkową.
Edytor zdarzeń
Opcje dostępne w edytorze:
- Definiowanie nazwy zdarzenia i dodatkowych pól je opisujących.
- Powiązanie kontrahenta, osoby kontrahenta lub transakcji.
- Zamieszczenie notatki do zdarzenia (notatka domyślna lub przepisana z zadania, które jest wykonywane).
- Wprowadzenie edytowalnych/nieedytowalnych rozliczeń powiązanych ze zdarzeniem.
- Automatyczne dodanie firmy do listy naklejek po rejestracji zdarzenia.
- Opcja automatycznego numerowania rejestrowanych zdarzeń – numery mogą być resetowane miesięcznie, rocznie lub nigdy.
- Opcja wyświetlania szczegółów zdarzenia po zarejestrowaniu.
- Wybór koloru dla rodzaju zdarzenia i zadania w raportach.
- Wpisywanie wstecznej daty rejestracji zdarzenia – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej dacie rejestracji w celach kontroli. (szczególnie przydatna na etapie wdrożenia systemu lub przy zdarzeniach rejestrowanych zawsze z opóźnieniem np. po powrocie z delegacji).
- Wybór innej osoby, jako rejestrującej zdarzenie – System dopisuje w logu zdarzenia informację o prawdziwej osobie rejestrującej w celach kontroli (Sprawdza się w firmach, w których część pracowników nie może korzystać z systemu ale ich aktywności są w nim ewidencjonowane)
|
Edytor do rejestracji zdarzeń, może wyglądać inaczej dla każdego rodzaju. |
Akcje automatyczne, wykonywane po rejestracji zdarzenia
- Ich rejestracja może automatycznie aktualizować dane w kartotece powiązanego Klienta, produktu, transakcji lub zlecenia.
- Możliwość automatycznego powiązywania rejestrowanego zdarzenia z osobą kontrahenta o odpowiednich uprawnieniach.
- Dla wybranych typów zdarzeń (gdy włączona jest opcja wskazywania pliku), można wskazać profil plikowy, który ma być wykorzystywany przy jego wgrywaniu. Zdefiniowanie i wybór profilu przyśpiesza każdorazowe wgrywanie pliku – system nie pyta się o nazwę, uprawnienia i docelową lokalizację tylko jednym kliknięciem wgrywa plik.
- Opcja automatycznego wysłania e-maila, pisma lub smsa ze wskazanego szablonu.
Opcje powiadomień związanych ze zdarzeniami:
- Powiadamianie komunikatem lub e-mailem pracownika o określonym nazwisku lub grupy pracowniczej (istnieje możliwość wskazania własnego, edytowalnego szablonu).
- Powiadamianie opiekuna handlowego klienta, z którym zdarzenie jest powiązane.
- Możliwość powiadamiania opiekuna zlecenia, z którym zdarzenie jest powiązane (moduł Zlecenia).
- Powiadamianie pracownika/Klienta smsem.
Zarządzanie zadaniami
Zdarzenia mogą być powiązane z zadaniami. Zadania względem kontrahentów można zlecać samemu sobie lub współpracownikom.
Więcej na ten temat w artykule: Zarządzanie zadaniami i informacjami o pracownikach.
Korzyści
- W programie konfiguruje się dowolne typy zdarzeń dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.
- Każdy typ zdarzenia, może posiadać inny formularz do wypełnienia.
- Program umożliwia generowanie raportów dla różnych typów zdarzeń.
- Po rejestracji danego zdarzenia, system może wysyłać automatyczne powiadomienia do pracowników oraz kontrahentów.
- Przy rejestracji zdarzeń można wprowadzać różne rozliczenia np. „kilometrówka”, „godziny pracy konsultanta”.
- Ze zdarzeniami można powiązywać różne zadania.