Wszystko, co chcesz wiedzieć o zmianie systemu CRM, ale boisz się zapytać

Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania
20 kwietnia, 2021
Twoja firma straciła w trakcie pandemii? Skorzystaj z dofinansowania!
6 września, 2021

System CRM przestał wspierać codzienną pracę w nowej rzeczywistości? Nie odpowiada na potrzeby użytkowników, a wprowadzanie danych wymaga zbyt wiele czasu? Doradzamy, co zrobić!

Wszystko, co chcesz wiedzieć o zmianie systemu CRM, ale boisz się zapytać

System CRM przestał wspierać codzienną pracę w nowej rzeczywistości? Nie odpowiada na potrzeby użytkowników, a wprowadzanie danych wymaga zbyt wiele czasu? Dostawca oprogramowania nie jest w stanie dopasować się do elementarnych potrzeb organizacji?

Czas na zmianę!

Ale pamiętaj – zmiana oprogramowania to złożony proces.

Czytaj dalej, aby sprawdzić, jak się przygotować, kiedy warto taką zmianę wprowadzić, a kiedy korzystniejsze są inne rozwiązania.

zdalne wdrażanie oprogramowania

1. Weź pod uwagę koszty wyjścia przy zmianie systemu CRM

Po pierwsze rezygnujesz z już poczynionej inwestycji w pierwszy program. Przypomnij sobie koszty licencji, wdrożenia, szkoleń, a także czas i energie włożone w implementację systemu oraz przekonanie i przyzwyczajenie do niego użytkowników.

Po drugie poniesiesz drugi raz podobne koszty wdrożenia nowego systemu. Z własnego doświadczenia możemy podpowiedzieć, że użytkownicy nie lubią zmiany oprogramowania, a proces uczenia się nowego systemu i oswajania z nim również pożera zasoby firmowe, głównie w postaci czasu.

Po trzecie: koszty migracji. Utrata danych zgromadzonych w starym systemie często oznacza gigantyczne straty dla firmy, a ich przeniesienie może sprawić wiele trudności.

Jednym z najmniej spodziewanych problemów jest dostęp do informacji na serwerze – w skrajnych przypadkach spotkaliśmy się z umowami licencyjnymi skonstruowanymi tak, aby klient nie był właścicielem bazy danych – wtedy migracja staje się bitwą z poprzednim dostawcą oprogramowania.

W bs4 uważamy, że wszelkie informacje zebrane przez firmę należą wyłącznie do danej organizacji, dlatego niezależnie od formy współpracy z bs4 klient jest zawsze właścicielem bazy danych.

W przypadku kiedy klient jest właścicielem bazy i przystępujemy do migracji, pojawia się szereg problemów technicznych – które dane warto przenieść, co zrobić z nieprzenoszonymi, kto i jak ma je przygotować (to także dodatkowy koszt). Często pojawia się problem dostosowania do nowej struktury danych, czyli sposobu powiązań między rekordami, szczególnie jeśli nowy system jest bardziej rozbudowany.

Spotkaliśmy się również z przypadkami pominięcia przy migracji ważnych danych, bo były rzadko wykorzystywane, a po stronie klienta zabrakło osoby dobrze zorientowanej w informacjach gromadzonych w systemie.

Niuanse związane z migracją danych sprawiają, że to skomplikowany proces. Z naszej strony wspieramy go od początku do końca, zwracając uwagę klienta na potencjalne problemy i dbając o ciągłość danych. Mamy na koncie wiele migracji zakończonych sukcesem, m.in.:

  • import 10 lat historii działań firmy, ujętych w 3 milionach zdarzeń z poprzedniego systemu,
  • przeniesienie 600 000 umów i kontrahentów przypisanych do 2500 pracowników,
  • migracja 250 000 produktów do cennika.

2. Sprawdź alternatywne rozwiązania

Często pomijaną, a jednak zazwyczaj korzystną alternatywą jest zmiana w obrębie aktualnie wykorzystywanego systemu. Czasem jest to niemożliwe, jeśli wdrożono sztywne rozwiązanie, mało elastyczne. W takim przypadku wdrożenie od początku było skazane na porażkę i bezsprzecznie warto zmienić oprogramowanie. Biznes się zmienia, więc wykorzystywane w nim narzędzia muszą nadążać.

Jednak jeśli firma korzysta z nowoczesnego, elastycznego rozwiązania, to zazwyczaj możliwości przebudowy systemu są duże. Z doświadczenia wiemy, że użytkownicy często nie zdają sobie z nich sprawy. Pamiętaj – jeśli nie zapytasz, czy da się coś zrobić, to nigdy się nie dowiesz. Świetnym przykładem jest nasz system bs4 ultra – oferujemy setki konfigurowalnych funkcjonalności, ale wdrażamy tylko te, których potrzebuje klient, dlatego nawet wieloletni użytkownicy często znają jedynie wycinek możliwości naszego programu.

Przebudowa istniejącego systemu często jest korzystniejszą finansowo opcją niż zmiana na inny. Jednak jej dostępność jest bezpośrednio zależna od możliwości wykorzystywanego systemu i aktualnej umowy z jego dostawcą. Przed podjęciem decyzji warto szczegółowo zorientować się, w jakim stopniu elastyczny jest system i podejście producenta, jak wygląda wsparcie oraz plany rozbudowy oprogramowania na przyszłość.

W bs4 zawsze zachęcamy klientów do pytań - w naszej codziennej pracy nawet jeśli spotykamy się z nierealnymi oczekiwaniami względem systemu, staramy się dojść do potrzeby, jaka za nimi stoi i zaproponować alternatywne rozwiązanie.

Elastyczny system CRM, z możliwościami konfiguracyjnymi na poziomie programu bs4 ultra, to gwarancja wręcz nieskończonej liczby rozwiązań. Jeśli poznamy procesy i zależności zachodzące w firmie, porozmawiamy o wymaganiach i potrzebach, to w połączeniu z wiedzą i doświadczeniem, jakie posiadamy w zakresie naszego autorskiego systemu, tworzymy oprogramowanie dostosowane do rzeczywistych procesów, które oszczędza czas pracowników i pieniądze firmy. Przebudowa takiego systemu jest zawsze możliwa, co przy współczesnym dynamicznym środowisku biznesowym jest kluczem skutecznej konkurencji. Ponadto nieustannie rozwijamy system, dodając kolejne funkcjonalności, moduły i dopasowując go do światowych trendów.

Przykłady rozbudowy systemu bs4 ultra

 

Sprawdź na przykładach, jak może się zmieniać system bs4 ultra:

1. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną, w celu dopasowania do pracy zdalnej. Wdrożyliśmy system elektronicznego biura obsługi klienta, który umożliwia obu stronom wymianę dokumentów, zatwierdzanie ich, wprowadzanie poprawek, podgląd faktur oraz statusu realizacji zamówień.

2. Rozbudowa oprogramowania o moduł zarządzania projektami powiązany z budżetowaniem na podstawie faktur sprzedażowych zaciąganych z systemu ERP.

3. Mechanizm zastępstw pozwalający na proste wskazanie zastępującego we wniosku urlopowym, aby system automatycznie nadał mu uprawnienia do kartotek klientów i ofert nieobecnego pracownika.

4. Zupełnie nowy obieg specjalistycznego typu zlecenia – stworzyliśmy całkowicie nowy proces, dopasowany do specyfiki organizacji i kompatybilny z pozostałymi funkcjonalnościami systemu.

5. Integracja ze stroną www w zakresie wysyłania danych o cenach produktów oraz ich stanów magazynowych (nasz CRM służy jako pośrednik pomiędzy systemem ERP a stroną www). Takie rozwiązanie oszczędza mnóstwo czasu wcześniej poświęcanego na ręczną obsługę tych funkcji.

6. Optymalizacja mechanizmu wdrożonego przy starcie produkcyjnym, co umożliwiło skrócenie czasu wykonywania konkretnych operacji z 40 do 5 sekund. Biorąc pod uwagę skalę działalności klienta, ta prosta optymalizacja wygenerowała znaczące oszczędności.

 

Wymagania kontra możliwości

system crm bs4 ultra

Na styku biznesu i technologii codziennie ścierają się wymagania klientów i możliwości systemów informatycznych. Regularnie słyszymy o oczekiwaniach rozbieżnych ze współczesną technologią. Widzimy braki w podstawowej wiedzy o oprogramowaniu, które powstrzymują doświadczonych biznesmenów przed zadawaniem pytań, a czasem nawet przed implementacją najkorzystniejszych rozwiązań.

Naszą misją jest pokonanie tej blokady i upowszechnienie wykorzystania nowoczesnych technologii dla zwiększenia konkurencyjności polskiego biznesu. Dyskutujemy, edukujemy i szukamy kreatywnych rozwiązań nawet do najbardziej surowych wymagań. Może w naszej branży nie jest to regułą, jednak w bs4 na pytanie: „Da się?”, zazwyczaj odpowiadamy „Tak”, często poprzedzone pytaniem „Po co?”, aby dopasować funkcjonalności do faktycznej potrzeby.

Jeśli Twój aktualny CRM nie odpowiada na potrzeby firmy i zmiany zachodzące w Twojej branży, zamień go na bs4 ultra, a już nigdy więcej nie będziesz mieć tego problemu!

Inne artykuły:

29 czerwca, 2021

Wszystko, co chcesz wiedzieć o zmianie systemu CRM, ale boisz się zapytać

System CRM przestał wspierać codzienną pracę w nowej rzeczywistości? Nie odpowiada na potrzeby użytkowników, a wprowadzanie danych wymaga zbyt wiele czasu? Doradzamy, co zrobić!
20 kwietnia, 2021

Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania

Czy czas pandemii stał się świetnym momentem na wdrażanie systemów online? Sprawdź, jakie zmiany zaobserwowaliśmy na przestrzeni ostatniego roku!
17 listopada, 2020

Digitalizacja firm w czasach pandemii

Kiedy można z pełną odpowiedzialnością określić system CRM jako elastyczny? Jakie możliwości konfiguracji zapewnia takie oprogramowanie? Omawiamy ten temat na przykładzie bs4 Ultra!

Komentarze są wyłączone.

Kontakt
close slider

    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).

    * - zgody wymagane

    Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.