Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania

Digitalizacja firm w czasach pandemii
17 listopada, 2020

Czy czas pandemii stał się świetnym momentem na wdrażanie systemów online? Sprawdź, jakie zmiany zaobserwowaliśmy na przestrzeni ostatniego roku!

Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania

W czasie pandemii procedura wdrażania systemu bs4 ultra nie uległa zmianie, ale przeniosła się do świata wirtualnego - zmieniliśmy formę współpracy i kontaktu z klientami na zdalną. To rozwiązanie ma swoje wady i początkowo mogło wydawać się znaczącą barierą, a jednak nowa sytuacja przyniosła wiele zaskakująco pozytywnych skutków.

Czy czas pandemii stał się świetnym momentem na wdrażanie systemów online?
Okazało się, że tak.

zdalne wdrażanie oprogramowania

Po pierwsze: mniejsze koszty organizacji spotkań

zdalne wdrażanie oprogramowania

Tradycyjnie na każdym etapie wdrożenia konieczne były osobiste spotkania z osobami odpowiedzialnymi za projekt po stronie klienta. Pandemia zmusiła nas, aby przenieść je do świata wirtualnego, co znacząco zmniejsza koszty zarówno dla nas (czasowe), jak i klienta (finansowe).

Zniknęła większość wydatków związanych z dojazdami, delegacjami i zakwaterowaniem. Spotkanie nie wymaga już wszystkich zabiegów logistycznych związanych z organizacją sali, sprzętu multimedialnego, prądu (zdarzało się, że nawet tego zabrakło), czy cateringu.

Często wydatki na tym etapie rosną w związku z dojazdem do różnych oddziałów firmy, w różnych zakątkach Polski. Przed pandemią konieczne było przeprowadzenie kilku szkoleń, dla każdej filii z osobna. Dzisiaj z łatwością możemy przeprowadzić jedno szkolenie dla wszystkich oddziałów, co zdecydowanie zmniejsza koszty.

Po drugie: spotkania online to większa częstotliwość kontaktów

 

Męczące całodzienne spotkania zostały zastąpione częstszymi, ale znacznie krótszymi. Taka sytuacja sprzyja skutecznemu wdrażaniu oprogramowania w wielu obszarach:

  • problemy nie są odkładane do omówienia na kolejne spotkania – rozwiązujemy je na bieżąco,
  • na krótko znacząco łatwiej się skupić, konferencje online są wydajniejsze i bardziej rzetelne,
  • bez trudu możemy zebrać zespół rozsiany po różnych oddziałach i dopasować terminy,
  • możemy łatwiej włączyć do procesu osoby, które zawsze pracowały poza biurem,
  • ludzie są bardziej punktualni w przypadku spotkań zdalnych (to jedna z naszych najciekawszych obserwacji),
  • zyskaliśmy możliwość organizowania szybkiej konferencji w razie nagłej potrzeby, czy sytuacji awaryjnej, co wcześniej było często niemożliwe z powodów logistycznych,
  • osoba prowadząca spotkania ma większe możliwości sterowania jego przebiegiem, chociażby dzięki możliwości wyciszenia przeszkadzających osób,
  • wcześniej często spotykaliśmy się z sytuacją, w której niektóre osoby z zespołu projektowego nie mogły być obecne na spotkaniu, więc były wykluczone z procesu decyzyjnego, a po czasie okazywało się, że przez to pojawiły się istotne braki w zaplanowanych funkcjonalnościach – dzisiaj takie sytuacje są ograniczone do minimum, bo dużo łatwiej jest się umówić na spotkanie online, więcej osób może brać w nich udział i mieć aktywny udział w rozwoju oprogramowania zgodnie z realnymi potrzebami firmy,
  • częstsze spotkania lepiej rozwijają relacje między ludźmi, co z kolei również przekłada się na skuteczność komunikacji,
  • cały zespół projektowy ma większą wiedzę o aktualnym stanie wdrożenia, dzięki temu na bieżąco ścierają się i kalibrują punkty widzenia, a w efekcie powstaje lepiej dopasowany system,
  • wyraźniej widzimy, które obszary są dla klienta najważniejsze, o których najczęściej jest mowa,
  • obycie się użytkowników z systemem następuje stopniowo, sprzyjając wprowadzaniu zmiany i niwelując obawy przed nowym oprogramowaniem – ewolucja, zamiast rewolucji,
  • podczas spotkania więcej danych mamy pod ręką – każdy pracuje na swoim komputerze i jest w stanie szybko udostępnić ekran.

Oczywiście przeniesienie komunikacji do świata wirtualnego to nie tylko zalety. Czasem pojawiają się prozaiczne problemy związane ze sprzętem, czy obciążeniem łącza internetowego. Trudniej jest ocenić zaangażowanie, reakcje i odbiór przekazywanych treści, ponieważ trzeba polegać tylko na feedbacku bezpośrednio od użytkowników, nie zawsze da się ocenić czynniki pozawerbalne tak trafnie, jak w przypadku spotkań osobistych.

Mimo wszystko, zestawiając ze sobą listę wad i zalet komunikacji zdalnej podczas wdrożeń, zdecydowanie szala przechyla się w stronę korzyści. Ponadto świadomość wad pozwala na ich częściową rekompensację.

 

Po trzecie: przyzwyczajenie do korzystania z narzędzi online

zdalne wdrażanie oprogramowania

Upowszechnienie pracy zdalnej zmieniło podejście do korzystania z narzędzi internetowych. Ich używanie stało się codziennością, a firmy, które już wcześniej wdrożyły profesjonalne systemy biznesowe, zyskały znaczącą przewagę konkurencyjną. Sami korzystamy z naszego autorskiego systemu bs4 ultra, więc kiedy zaczęła się pandemia, z łatwością przeorganizowaliśmy naszą pracę na zdalną i z sukcesem działamy tak do dzisiaj, już ponad rok.

Przyzwyczajenie do korzystania z narzędzi online oznacza mniejsze opory przed zmianą w przypadku wdrażania systemu informatycznego w firmie. To istotne, ponieważ nowy system budzi obawy przed transformacją. Z kolei ostatni czas pokazał, że zmiana to rozwój, więc boimy się tego już znacznie mniej. Nowe systemy nie przerażają już tak, jak do niedawna wszelkie narzędzia do komunikacji zdalnej. Dzięki upowszechnieniu się codziennej pracy z oprogramowaniem taka zmiana w firmie przebiega znacznie sprawniej i łagodniej.

Powszechnie obserwujemy także oswojenie z używaniem kamerek w komunikatorach, udostępnianiem ekranu itp. Te zmiany znacząco ułatwiają i usprawniają naszą pracę nie tylko podczas wdrożeń systemu, ale również później, kiedy zajmujemy się wsparciem czy rozszerzaniem funkcjonalności.

Po czwarte: nowy wymiar szkoleń

Inaczej wygląda także zdalny proces szkolenia użytkowników. Osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt po stronie klienta są zawsze przeszkolone najlepiej, ponieważ regularnie poznają program już na etapie wdrażania, omawiania i oddawania kolejnych funkcjonalności. Taka nauka przynosi lepsze efekty – Ci użytkownicy rozumieją, jak działa cały system i jego komponenty, jakie jest przeznaczenie wszystkich mechanizmów.

Szkolenie pozostałych użytkowników odbywa się znacznie mniejszym kosztem niż wcześniej. Często całość wymaga mniej czasu, ponieważ jesteśmy w stanie przeszkolić więcej osób jednocześnie. Spotkania można nagrać, by umożliwić późniejsze odsłuchanie i powrót do ustaleń czy procedury pokazanej na szkoleniu. Nieobecność kilku osób nie uniemożliwia przeprowadzenia szkolenia. Zawsze można odsłuchać nagranie.

Ta zamiana również ma swoje wady – trudniej o regularny feedback od uczestników, nie zawsze jesteśmy w stanie stwierdzić, czy faktycznie słuchają, czy może zajmują się swoimi sprawami. Jednak sama świadomość takiego problemu sprawia, że możemy mu przeciwdziałać, regularnie angażując użytkowników do działania w trakcie szkolenia.

zdalne wdrażanie oprogramowania

Jaki jest efekt?

zdalne wdrażanie oprogramowania

Paradoksalnie trudne pandemiczne warunki pomogły nam stworzyć środowisko pracy, w którym komunikacja i współpraca przebiegają łatwiej i efektywniej. Jesteśmy w stanie lepiej optymalizować poszczególne procesy, dzięki większej ilości szczegółowych informacji o działalności oraz regularnym informacjom zwrotnym. Projekty są bardziej dopasowane do wymagań, a jednocześnie przy tym samym koszcie wdrożenia znajomość aplikacji po stronie użytkownika końcowego jest większa. Przeprowadzamy wspomnianą wcześniej ewolucję organizacji pracy w firmie, a nie rewolucję.

Czy ten model pracy już z nami pozostanie? Myślimy, że tak, gdyż ten rok pokazał nam, że nowa rzeczywistość przyniosła wiele pozytywnych zaskoczeń. Liczymy jednak na to, że ten tryb pracy będzie wyborem, a nie przymusem i szybko pojawi się opcja wypicia spokojnie kawy razem z klientem i omówienia obecnego statusu wdrożenia.

Sprawdź, jak dopasowaliśmy ofertę do nowej rzeczywistości:

Inne artykuły:

20 kwietnia, 2021

Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania

Czy czas pandemii stał się świetnym momentem na wdrażanie systemów online? Sprawdź, jakie zmiany zaobserwowaliśmy na przestrzeni ostatniego roku!
17 listopada, 2020

Digitalizacja firm w czasach pandemii

Kiedy można z pełną odpowiedzialnością określić system CRM jako elastyczny? Jakie możliwości konfiguracji zapewnia takie oprogramowanie? Omawiamy ten temat na przykładzie bs4 Ultra!
15 listopada, 2018

Jak efektywnie dotrzeć do Klienta i poznać jego potrzeby?

Istnieje wiele niezawodnych pomysłów jak dotrzeć bezpośrednio do Klienta. A jak dotrzeć do Klienta i jednocześnie poznać jego potrzeby i opinię uzyskując szybki i prosty feedback? Odpowiedź jest prosta, jak cały proces integracji bs4 ultra z webankieta- ankieta online.

Komentarze są wyłączone.

Kontakt
close slider

    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem danych osobowych jest firma bs4 business solutions sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 35/5 w Poznaniu (bs4@bs4.pl).

    * - zgody wymagane

    Sprawdź szczegóły w naszej polityce prywatności.