Odzwierciedlenie firmowego workflow przy wykorzystaniu transakcji i dostaw
Dla HTI bardzo ważne było bardzo szczegółowe odzwierciedlenie workflow zachodzącego w firmie dotyczącego m.in. procesów sprzedażowych i zakupowych. W systemie bs4 został on oparty na procesach tworzenia transakcji oraz dostaw. W programie skonfigurowano kilkanaście możliwych etapów transakcji, przez które może ona przechodzić. Zmiana fazy powoduje przesunięcie transakcji – jako „zadania” do wykonania przez odpowiednią osobę lub dział. Pozwala to na jasny podział prac i wykonywanie ich w bardzo krótkim czasie.
System umożliwił firmie tworzenie ofert za pomocą specjalnie skonfigurowanych szablonów, które zostają automatycznie wypełnione wskazanymi danymi kontrahenta oraz transakcji. Po wygenerowaniu takiej oferty i załączeniu jej do formularza transakcji, sprzedawca musi jedynie zmienić fazę transakcji na “Oferta wysłana”. Program automatycznie zastosuje odpowiedni szablon pisma przewodniego, załączy plik z ofertą z wcześniejszego szablonu oraz wyśle e-mail pobierając adres z kartoteki klienta. Zarówno w przypadku transakcji, jak i dostaw – cała korespondencja mailowa, przechowywana jest jako zdarzenia powiązane do tych elementów. Program umożliwia również wybór waluty każdej transakcji.
System bs4 umożliwia stworzenie tzw. magazynów wirtualnych, które nie tylko odzwierciedlają stan księgowy produktów, ale również ich rotację w sprzedaży i zamówieniach od dostawców w trybie online – czyli niezależnie i dużo bardziej elastycznie niż za pomocą faktur sprzedaży. Stany magazynów wirtualnych obliczane są za pomocą specjalnego wzoru zależnego od indywidualnych wymagań firmy i obowiązujących w niej zasad. Na podstawie wzoru skonfigurowanego dla firmy HTI stworzone zostały 2 magazyny wirtualne – Poznań oraz Gliwice. Dzięki takiemu rozwiązaniu, handlowcy bardzo szybko zdobyć informacje magazynowe online np. przyjmując nowe zapytanie pracownik firmy HTI może stworzyć ofertę nawet na produkt, którego stan księgowy wynosi zero, ponieważ widzi, że ten produkt oczekuje na przyjęcie magazynowe i będzie zaraz dostępny w sprzedaży. Po wygraniu transakcji produkt znika z magazynów wirtualnych, ale jest nadal widoczny w magazynie głównym. Dzięki temu inni handlowcy od razu widzą, że towar jest jeszcze w magazynie, ale jest już zarezerwowany.
Synchronizacja z dwoma osobnymi bazami magazynowymi programu Subiekt
Firma HTI oczekiwała programu CRM, który będzie pobierał informacje z dwóch osobnych programów magazynowo-sprzedażowych i jednocześnie przyjmie rolę głównego systemu używanego w firmie. Program bs4 umożliwia wymianę danych pomiędzy programami w trybie ciągłym, umożliwia wprowadzanie zmian w szczegółach produktów i kontrahentów oraz ich sortowanie, których to funkcjonalności brakowało posiadanym przez firmę rozwiązaniom ERP. Pracownicy firmy mogą z poziomu programu CRM zobaczyć czy dany produkt znajduje się w którymś z magazynów, czy jest zarezerwowany, czy jest może także zamówiona jego większa ilość a także sprawdzić rotację tego produktu dla danego klienta lub do grupy klientów – tym samym mogą on-line poinformować klienta o terminach dostaw oraz sprawnie zorganizować jego wysyłkę do Klienta lub drugiego oddziału.
Moduł bs4 mail– podpinanie ważnych ustaleń do transakcji
Firma HTI korzystała wcześniej z programu Outlook, gdzie archiwizowano wszelką korespondencję e-mail. Powodowało to liczne problemy, np. w sytuacji gdy dany pracownik potrzebował szybko odszukać informacje na temat konkretnego zamówienia, przy realizacji którego to nie on prowadził korespondencję mailowa. Dzięki wprowadzeniu modułu bs4 mail pracownicy firmy mogą np. podpiąć ważne ustalenia pod transakcję czy dostawę, a potem w każdej chwili bez problemu do nich powrócić. Wprowadzenie tego moduły umożliwiło także wykonywanie różnych automatycznych akcji w programie np. zamówienie od klienta może automatycznie z poziomu maila stać się transakcją. Dla firmy użyteczna okazała się także możliwość podglądu skrzynek innych pracowników w systemie CRM. Dzięki tej funkcji, podczas gdy jeden z pracowników przebywa na urlopie, Członek Zarządu może przeglądać jego maile i przesuwać pilne tematy do innych handlowców. Wpływa to bardzo pozytywnie na elastyczność w pracy z klientem i już dziś można powiedzieć że firma HTI widzi efekty takiego działania, w postaci pozytywnych reakcji jej klientów.
Podział obowiązków poprzez wprowadzenie zróżnicowanych profili uprawnień
Obowiązki i uprawnienia pracowników w firmie podzielone zostały na 6 różnych grup, odpowiadających działom firmy, do których przyporządkowano poszczególnych pracowników. Każdy z działów ma podgląd i prawo edycji jedynie tego etap procesu sprzedaży lub zakupów, w którym bierze udział. Pracownicy mogą też mieć ograniczony dostęp do poszczególnych pól formularza, np. handlowcy nie widzą cen zakupu elementów specjalistycznych, na które w transakcji istnieje specjalne pole, do którego dostęp ma tylko dział zamówień oraz Zarząd firmy. Dzięki ustawieniu odpowiedniego profilu uprawnień dla pracowników magazynu, widzą oni tylko ważne dla siebie informacje a praca z programem jest dla nich łatwa i wygodna. Program umożliwia również nadawanie i różnicowanie uprawnień dla poszczególnych osób dzięki czemu mogły się one różnić również dla różnych osób wewnątrz jednego działu.